Así fue nuestro curso

…para empezar a organizarnos mejor.

Dicen los que saben (y los que repiten las cosas que dicen los que saben) que una de las virtudes más escasas es la perseverancia. Tiene que ver con intentar en repetidas ocasiones y por diferentes medios una misma cosa. También dicen dos cosas más:

  • Nada bueno se consigue de un día para otro. 
  • Lo que cambia muy rápido lo suele hacer hacia algo peor. 

Creo que tienen razón.

Los que os pasáis por aquí de vez en cuando sabéis que existe un combustible que alimenta este motor: la sensación de creciente descontrol y agitación permanente que veo a mi alrededor en mayores y pequeños. La que más me afecta es la que percibo en mis alumnos, un numeroso grupo de adolescentes que no son niños y que por el momento  se “niegan” a asumir lo que significa ser mayor. 

Sé que no se trata de nada nuevo porque esta sensación o alguna parecida acompaña a los seres humanos desde que lo son, pero hay muchas razones que nos llevan a pensar que hay algo que se nos está yendo de las manos y nos está afectando profundamente. También yo la experimento de continuo y por eso desde hace tiempo, poco a poco, he ido buscando algún “tratamiento” útil disponible . Ese tratamiento tiene que ver con cambiar la manera en que “gestionamos la mayor parte de las cosas de nuestra vida”.

Hace más de dos años que descubrí la metodología de organización personal GTD®. Desde el comienzo me di cuenta de que los principios y las buenas prácticas sobre los que se apoyaba podían ser enseñados a personas de la edad de mis alumnos. A partir de ese momento se produjeron varios intentos de transmitirlos: reuniones voluntarias en los recreos, vídeos y hojas de prácticas, grupos de Whatsapp… todos ellos acompañados de una profunda sensación de frustración porque no estábamos creando las condiciones para que hubiera un mínimo aprendizaje a pesar del interés infrecuente del alumnado.

Puesto que ambas partes perseveramos (las alumnas voluntarias y yo), durante el pasado mes de enero llegamos a la conclusión de que había que probar otra fórmula. Decidimos realizar un curso presencial de nueve horas en tres sesiones de tres horas en días consecutivos, previstas para los pasados 27, 28 y 29 de abril. Después vino el coronavirus y nuestra perseverancia (sobre todo la de ellas) lo “derrotó”. Adaptamos la formación al formato online y redujimos un poco las sesiones. El grupo quedó formado por once valientes (María Belén, María Isabel, Melisa, Nerea, Ana, Jessica, Claudia, Elena, Conchita, Ginés, Eduardo y  María) y una invitada inesperada que conoceríamos solo al final: M, una madre que estuvo presente durante todas las sesiones. Hasta que supimos de “su existencia”, el menor tenía doce años y la mayor dieciocho.

El objetivo principal de esta formación era presentar un conjunto de BUENAS PRÁCTICAS que, CONVERTIDAS EN HÁBITOS, nos pueden empujar a lo que en Teenrebv es casi una “obsesión”:

  • Aprender a organizarnos mejor.
  • Acercarnos más a nuestros objetivos.
  • Vivir con más tranquilidad.

Y así nos organizamos…

Día 1

Comenzamos incidiendo en tres ideas básicas:

  • La organización personal es un arte. Como las disciplinas artísticas tiene principios universales pero cada artista los expresa de una manera particular. Se trata, por lo tanto, de un arte el que podemos iniciarnos y en el que podemos progresar.
  • Hay aprendizajes que solo tienen lugar si realmente hay un DESEO POR APRENDER.  De nada sirve que nos recomienden aprender algo o, incluso peor, que nos “obliguen” a aprenderlo.
  • Hay buenas prácticas que funcionan si las incorporamos a nuestro día a día. No es suficiente con conocerlas, aunque este sea el primer paso. No existe la magia, a no ser que llamemos magia a lo que experimentamos cuando “hacemos las cosas bien.”

Continuamos con una ronda de intervenciones individuales en la que los alumnos fueron compartiendo los motivos por los que un lunes a las cuatro de la tarde estaban “haciendo un curso de organización personal” en lugar de durmiendo la siesta, viendo una serie o dando un paseo por sus numerosas redes sociales. Tomo nota literal: “saber actuar a tiempo”, “no me coma el tiempo”, “nunca he conseguido no dejar todo para lo último aunque me he planificado siempre mucho”, “ponerme metas realistas” o “dedicar más tiempo a cosas que me aporten algo”.

A partir de ahí nos centramos en realizar un diagnóstico ajustado de la realidad en la que vivimos todos y que experimentamos con diferentes niveles de nerviosismo, estrés y ansiedad:

  • Sensación de sobrecarga y agobio.
  • Escapatoria hacia lo que nos entretiene de manera rápida y sencilla, ya sean redes sociales, videojuegos, series, …

A continuación tratamos de conocernos un poco mejor a través de la presentación de dos personajes que tomamos prestados del libro “Organízate con eficacia (Getting Things Done) para jóvenes”, de David Allen (creador de la metodología), Mike Williams y Mark Wallace:

  • Piggy, el mono loco, identificado con nuestro cerebro más impulsivo. Es reactivo, centrado en sí mismo, dispuesto a decir sí a todo lo que nos distrae y necesitado de novedad constante. En nuestro cerebro representaría la parte más antigua evolutivamente hablando y estaría principalmente localizado en la amígdala. Es el que hace sin pensar y dice lo primero que se le viene a la cabeza. 
  • Cortland, el búho tranquilo, identificado con el razonamiento lento, la toma de conciencia de que los demás también existen o el pensamiento a largo plazo.

Explicamos que durante la adolescencia la conexión de ambas partes no está bien “terminada” y que por ese motivo es una época especialmente difícil para controlar adecuadamente al mono loco. También remarcamos la idea de que ambas partes son igualmente importantes y que deben entenderse para que nosotros, poco a poco, nos podamos sentir mejor. 

Definimos a continuación el “tipo de persona” que tenemos que intentar ser durante al menos un tiempo cada día:

  • Persona enfocada > poco distraída.
  • Persona tranquila > no estresada.

El objetivo último es que seamos capaces de DISEÑAR NUESTRO ENTORNO y MODIFICAR ALGUNOS HÁBITOS para disfrutar de más momentos de CONCENTRACIÓN SIN DISTRACCIÓN.

Llegado el momento, compartimos reflexiones acerca del origen de las cosas que llegan a nuestra vida, y nos dimos cuenta de que igual que una cosa personal nos afecta (dificultad para hablar en público), lo hace también una cosa del instituto (plazo de entrega de un trabajo que se nos olvida), una familiar (problemas entre los padres) o una que tiene que ver con todas ellas y con el futuro (qué estudios elegir el curso que viene). Eso quiere decir que la sensación de agobio y sobrecarga mental y emocional puede ser provocada por cualquier cosa que nos suceda (que llegue a nuestra vida), con independencia de si es del instituto, de la casa, de los amigos o de las redes sociales.

Nos empezamos a dar cuenta de que tal vez “gestionar” todas esas cosas de una forma parecida podía ser buena idea. ¿Por qué no aumentar la sensación de CONTROL  que tenemos sobre las cosas en lugar de sentir que el control siempre lo tienen “ellas”? En palabras de GTD, ¿por qué no vivir una buena parte de nuestro tiempo subidos a la tabla de surf a pesar de que sabemos que nos caeremos miles de veces? ¿Por qué no aprender a subirnos de nuevo a la tabla con más rapidez y menos estrés cada vez que nos caigamos? 

Y así empezó  la presentación de los 5 HÁBITOS (4 si tenemos en cuenta que dos de ellos son consecutivos) en los que se apoya la metodología de organización personal GTD:

  • Capturar: apuntarlo todo para “vaciar la mente” y dejarla libre para otras cosas que hace mejor.
  • Aclarar – Organizar:  decidir, en un momento posterior, en frío, sobre lo que hemos apuntado o lo que hemos recibido. Llevar “los resultados de esas decisiones” al lugar adecuado.
  • Revisar: comprobar que sigo teniendo el control de la situación y detectando posibles “fallos”. Puesta a punto del “sistema de organización”.
  • Ejecutar: elegir qué hacer y hacerlo.

En este punto hicimos mucho hincapié en que no se trataba de una secuencia de pasos que suceden de manera consecutiva, sino de HÁBITOS INDEPENDIENTES. Cada uno de ellos se realiza en momentos diferentes del día/semana y con una frecuencia distinta. Veríamos situaciones reales a medida que los íbamos presentando.

Antes de comenzar con el primero de ellos (Capturar), incidimos en que estábamos iniciando un proceso largo de aprendizaje. Empezábamos un camino. No se trataba de un cambio radical de la noche a la mañana, un paso del negro al blanco o del descontrol total al control absoluto. De momento, con ponernos en marcha nos sobraba.

Para presentar el hábito de capturar “jugamos” con dos ejemplos:

  • Conversación queMaría tenía con una amiga en la que se ocurría una idea de regalo sorpresa para un cumpleaños. María nos dijo que anotaría esa idea en la aplicación de notas del móvil.
  • Email de un profesor con información sobre tareas escolares. 

Usando esos dos casos, introdujimos los conceptos de:

  • COSA CAPTURADA.
  • TIPO DE CAPTURA (activa y automática)
  • HERRAMIENTA DE CAPTURA.
  • BANDEJA DE ENTRADA.

En el caso del primer ejemplo:

  • Cosa capturada: texto “regalo sorpresa Claudia”.
  • Tipo de captura: activa. Ella tiene que abrir la app y escribir o dictar “regalo sorpresa Claudia ”
  • Herramienta de captura: App Notas del móvil.
  • Bandeja de entrada: App Notas del móvil.

En el caso del segundo ejemplo:

  • Cosa capturada: email del profesor.
  • Tipo de captura: automática. No tenemos que hacer nada para tener esa cosa esa cosa capturada.
  • Herramienta de captura: App de email.
  • Bandeja de entrada: mensajes recibidos del email.

Y así terminamos nuestra primera jornada, recordando que al día siguiente pondríamos a trabajar a nuestro búho favorito.

Día 2

Durante la segunda sesión nos dedicaríamos a:

  • Reforzar la idea de la necesidad de anotarlo todo para que empiece a tener sentido la sensación de control.
  • Introducir la importancia de tomar ciertas decisiones sobre lo anotado aunque nos dé mucha pereza llegado el momento

Fue muy interesante la práctica que hicimos con la pizarra “Whiteboard” en pantalla, en la que los alumnos iban diciendo posibles herramientas de captura y posibles bandejas de entrada que, sin saberlo, ya estaban usando y ya tenían en sus vidas. Las mentes más despiertas ya se atrevían a preguntar: “¿Y de qué sirve tenerlo todo ahí metido si luego no sé qué hacer con ello? Es como quien tiene el trastero hasta arriba de cosas y no puede ni entrar a buscar nada.” Había llegado el momento de mencionar el verbo prohibido: PENSAR. Pero, ¿pensar por pensar?  No. Pensar para actuar…después.

Así fue como llegamos al hábito que más tiempo nos llevó: ACLARAR/ORGANIZAR. Lo resumimos en dos resultados:

  • Aclarando vaciaríamos nuestras bandejas de entrada.
  • Organizando “quedaría todo en su sitio”.

Poco a poco, por los comentarios que hacían, iban entendiendo eso de que “tener más control sobre las cosas” tenía su sentido y venía de algún sitio

Para alcanzar esos resultados era necesario contestar a las DOS PREGUNTAS MÁGICAS cada vez que cogíamos una cosa de la bandeja:

  • ¿Qué es?, es decir, qué significa para nosotros cada cosa al margen de si se trata de una foto, un vídeo, un texto o un garabato que hemos dibujado en un papel. 
  • ¿Requiere acción?, es decir, necesito/quiero/tengo que hacer algo en relación a esa cosa.

Utilizando los ejemplos mencionados y  otros que íbamos proponiendo, nos centramos en aquellas cosas que SÍ REQUERÍAN ACCIÓN por nuestra parte. Nos centramos entonces en TRES CONCEPTOS/LUGARES/LISTAS:

  • SIGUIENTE ACCIÓN. Lista de siguientes acciones.
  • RESULTADOS ESPERADOS (proyectos). Lista de resultados esperados.
  • CALENDARIO.

Aquí fue importante la conversación centrada en diferenciar el resultado que queremos conseguir de lo que tenemos que hacer para conseguirlo. Reconocieron que no es lo mismo entregar un trabajo que tener claro lo que hay que hacer para poder entregarlo. No es lo mismo decir tengo que “hacer la presentación de Historia” que decir “elegir la foto de la portada de la presentación y enviársela a la profesora junto al índice para que me diga si puedo continuar ”.

De nuevo, las mentes más despiertas comenzaron a verle sentido a que EL CUADERNO que tenían listo para usar debiera tener las páginas en blanco. Pronto dedujeron que ya sabían que sus separadores iban a servir para dividirlo en, al menos:

  • Una bandeja de entrada.
  • Una lista de siguientes acciones que podrían ser hechas ya si se daban las circunstancias adecuadas.
  • Una lista de resultados esperados (proyectos). 
  • Un calendario.

Y así cerramos la segunda jornada.

Día 3

Después de hacer un repaso de las dos jornadas anteriores, nos dedicamos a manejar más ejemplos de cosas capturadas que nos disponíamos a aclarar. Los que sí requerían acción nos ayudaban a consolidar lo visto el día anterior y descubríamos qué hacer con las que NO requerían acción:

  • Eliminarlas, es decir, tirarlas a la “basura/reciclaje”.
  • Incubarlas, para lo cual creamos un nuevo “apartado/lista” en nuestro cuaderno: algún día/tal vez
  • Archivarlas, para lo cual usaríamos, de momento, nuestro archivo digital en Google Drive que ya veníamos usando desde hace tiempo para cuestiones escolares.

Su sorpresa no era pequeña al descubrir que lo importante no era cómo iba a quedar organizado su cuaderno, sino QUÉ HABÍA QUE HACER ANTES para que cada cosa terminara en su lugar. Era momento para incidir mucho en que no hay que tener prisa ni anticipar dónde hay que apuntar las cosas  “Si jugamos a ser adivinos nos equivocaremos. Si seguimos el orden de las preguntas tendremos muchas más posibilidades de acertar”.

En ese instante recibieron de golpe cinco emails que tenía programados:

  • Una tarea escolar de un profesor con un enlace y una fecha de entrega.
  • Un anuncio de campamento de verano de su asociación de jóvenes.
  • Una oferta de un curso gratuito online de ajedrez.
  • Un trabajo escolar ya hecho que les enviaba una compañera que está en bachillerato y que les podría servir para el curso que viene.
  • Una información que les avisaba de que un amigo se había llevado prestada su bicicleta. (Nos imaginamos que era un mensaje de Whatsapp).

Realizamos con ellos un “aclarado guiado” colectivo para ir recordando los hábitos trabajados. Y, como por arte de magia, surgió una nueva lista, la lista «a la espera».

Y así llegamos al final.

En la ronda de reflexiones finales nos enteramos de que una madre había estado presente desde el principio (casi ocho horas) y fue una alegría muy grande escuchar sus opiniones.

Para no “asustar” omití que tenía preparada una cuarta sesión para la semana siguiente…

Día 4

Cuando les envié un mensaje el sábado para ver si les venía mejor tener la última sesión el martes o el miércoles, me llamó la atención que nadie dijera que no podía o comentara que “ya tenían suficiente”. Quedamos para el martes 5 de mayo y comenzamos recordando las dudas que desde la última sesión habían compartido en el grupo de WhatsApp que creamos hace meses. Se trataba de muchos audios, referidos casi todos a dónde poner esto y dónde poner aquello. Por lo tanto era buen momento para remarcar una idea básica: conocer el lugar en el que acaban las cosas es resultado de la práctica previa de los hábitos.

El plan para el día 4 se centraría en:

  • Importancia de la revisión y mantenimiento del cuaderno/sistema, estableciendo la comparación con el mantenimiento periódico que les hacemos a los vehículos. No importa lo bueno y bonito que sea nuestro coche si no lo mantenemos en buen estado. 
  • Buenas prácticas a la hora de “hacer lo que tenemos en nuestra lista de siguientes acciones”, destacando la necesidad de mirar siempre primero el calendario para asegurarnos de que los plazos y las fechas de entrega y exámenes no nos comen. 
  • Cómo dejar nuestra bandeja de entrada del correo electrónico lista para empezar a “funcionar con los nuevos hábitos”.
  • Resumen general de las buenas prácticas trabajadas desde el principio: anotarlo todo, decidir en frío, no ponerse a hacer lo primero que nos viniera a la cabeza o nos agobiara más en ese momento, buen uso del calendario.

Por último hicimos un visionado de este breve vídeo extraído de la película Momo, en el que Beppo Barrendero explica a la protagonista cómo afrontar la limpieza de una calle que parece interminable.


Estoy muy agradecido a Marta Bolívar por las palabras de ánimo con las que empezamos el curso y con las que los alumnos se quedaron muy sorprendidos.


Photo by Toa Heftiba on Unsplash


Miguel Franco Murcia no imparte cursos de formación oficial GTD®, ni tampoco está avalado o certificado por la David Allen Company u OPTIMA LAB. Solo comparte su experiencia como usuario  de la metodología.

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