Checklist: una herramienta poderosa

“Necesito hablar contigo”, me decía el otro día un buen amigo, profesor de secundaria como yo, en un mensaje de WhatsApp. No escribió “a ver si hablamos” o “me gustaría comentarte/preguntarte algo”. Fue muy directo y manifestaba una necesidad.  Cuando lo llamé para ver de qué se trataba, compartió su preocupación por las grandes dificultades de sus alumnos a la hora de organizar sus nuevas rutinas en casa. Cuando se vio sorprendido por el confinamiento provocado por el coronavirus, su intención era seguir trabajando a distancia con sus alumnos en la medida de lo posible. Pero se dio cuenta de que no podía avanzar lo más mínimo porque los veía “atascados” en cuestiones de rutinas y organización. “Miguel, es que se dejan correos sin leer y sin contestar y, claro, enseguida les llegan nuevos de otros profesores y de otros lugares  y lo más habitual es que no vuelvan nunca a revisar lo que les he mandado.”

Lo que siguió a continuación fue una larga conversación acerca de uno de los principales problemas que tenemos las personas hoy en día: gestionar de forma tranquila y efectiva las cosas de nuestra vida. No importa que hablemos de los jóvenes como tú o de los mayores como este amigo profesor o yo mismo. Es todo un reto personal que no se soluciona con tres consejos aislados y cuatro recetas que suenen facilonas. De hecho, ese es el motivo principal por el que he creado este blog. 

Checklist (lista de verificación) una herramienta poderosa

Aunque lo ideal para avanzar en la mejora de nuestra EFECTIVIDAD PERSONAL es dedicarle el tiempo que se merece a la “escritura de nuestro propio libro de instrucciones”, a veces tenemos que usar “recetas de urgencia”  que nos ayuden a superar ese bloqueo en nuestra organización. El objetivo es ponernos en marcha para poder sentirnos cada vez más capaces de hacer lo que tenemos o queremos hacer. Y, sobre todo, para no olvidarnos de muchas cosas que nuestro cerebro no nos recuerda cuando a nosotros nos gustaría. Hablaremos de ello en otro momento, pero ve asumiendo la idea de que tu cabeza es buena para muchas cosas pero no especialmente buena para recordar las cosas en el momento adecuado.

Como la idea es ponerse en marcha, te propongo usar tus dos primeros CHECKLIST  o listas de verificación. No todos los checklist son iguales, pero en general se trata de listas que:

  • nos ayudan a recordar acciones que tenemos que realizar de forma aislada a lo largo de un periodo de tiempo determinado: día, semana, mes,…
  • nos marcan los pasos que tenemos que dar para conseguir un resultado determinado, como por ejemplo entregar un trabajo de una asignatura un día concreto. 

Checklist diario

Un checklist diario es una lista con recordatorios de las acciones que no se deberían quedar sin hacer al terminar el día. Es el tipo de lista que elaboré con mi amigo en la conversación de la que te hablaba al principio.

Ejemplo:

  • Realizar mi meditación diaria de 5 minutos. Te recomiendo la app PetitBambou. Yo la uso cada día.
  • Consultar y leer con detenimiento el email del instituto.
    • Anotar las actividades que me hayan mandado.
    • Consultar las dudas que me hayan surgido.
  • Revisar el calendario de clases virtuales que tenga hoy.
  • Revisar el calendario de entrega de otras tareas o trabajos.
  • Tomar mi dosis de ejercicio físico. Estas propuestas son muy buenas.
  • Realizar mi trayecto diario de este “viaje” que nos propone este otro profesor y que me ha encantado. De hecho se lo he propuesto a todos mis alumnos.
  • Llamar a ______ (esa persona que lo está pasando mal y que agradece mucho oír mi voz).
  • Anotar en mi cuaderno el tiempo de uso del móvil del día anterior.
  • Dejar el móvil en el salón o la cocina cuando me voy a la cama.

Puedes ir añadiendo los elementos que consideres oportunos. Lógicamente no es necesario que añadas cosas que tienes muy interiorizadas o que “se hacen solas”, como consultar tus redes sociales o entrar en WhatsApp. Como ves no tiene mucho misterio, pero te aseguro que es una herramienta muy poderosa que muy pocas personas usan. Cada día puedes ir marcando la acción cuando la hayas realizado con un punto o un tic. Te liberará la mente y te ayudará a que cada vez te cuesten menos trabajo algunas cosas que se te están atascando.

Checklist para una cuestión concreta

En este caso, la lista que te animo a crear es una SECUENCIA DE PASOS que debes seguir la próxima vez que debas entregar un trabajo, preparar un viaje, organizar una fiesta o cualquier otra situación que requiera una serie igual o muy parecida de acciones. Es como una receta. Yo tengo varias, y les llamo “La próxima vez que ______”, y encima de esa línea pongo la situación a la que me enfrento.

Ejemplo: la próxima vez que me manden un trabajo individual para una asignatura…

  • He apuntado la tarea en mi cuaderno (cuaderno GTD dentro de poco).
  • La he leído detenidamente y he comprobado que la entiendo. 
  • Si ha sido necesario, HE SOLUCIONADO MIS DUDAS INICIALES consultando a mis compañeros y/o al profesor.
  • Tengo claros los plazos de REVISIONES y de ENTREGA FINAL. Los he apuntado en mi calendario

En la imagen puedes ver el resto de elementos. Se trata de un checklist que doy a mis alumnos. Tenemos otro para tareas grupales.

Seguiremos avanzando en estas cuestiones prácticas que nos ayuden a conseguir nuestras TRES METAS PRINCIPALES:

  1. Aprender a organizarnos mejor, es decir, a ser más EFECTIVOS.
  2. Acercarnos más a nuestros objetivos.
  3. Vivir con más tranquilidad.

Espero tus comentarios y tus dudas en relación a los dos primeros checklist que ya te has puesto a diseñar.

Photo by Glenn Carstens-Peters on Unsplash

2 Comentarios

  1. ANTONIO JESUS VIDAL MARTINEZ 13 abril 2020 at 11:17

    Muy interesante! En esta situación te das cuenta de la importancia y necesidad de todas estas cosas que comentas, y que en nuestro día a día «normal» vas dejando poco a poco de lado. Me está ayudando un montón. MUCHAS GRACIAS!!. Antonio

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    1. admin 13 abril 2020 at 16:29

      Muchas gracias por tu comentario, Antonio.
      Es una alegría saber que esto te puede ayudar.
      Un abrazo y si necesitas algo, ya sabes.

      Responder

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