GTD para jóvenes 4 – Montamos nuestro sistema

Allá por el uno de diciembre nos hacíamos la siguiente pregunta: ¿Dónde demonios hemos metido nuestro libro de instrucciones? Así se llamaba la entrada de este blog en la que dábamos comienzo a una serie cuya parte principal finaliza hoy. Recordemos algunas líneas de aquel primer texto: El mundo es un lugar sin manual de instrucciones. Los seres humanos, al contrario que el resto de seres vivos, tienen que inventarse “cómo vivir”. Y tú eres un ser humano. Me explico. La vida de un gato no es muy diferente ahora a como lo era hace cien, quinientos o dos mil cuatrocientos veinticinco años. La vida de una persona de tu edad sí es diferente a una persona similar que viviera hace cincuenta, ciento cuarenta o dos mil años.

También a modo de recordatorio recupero los tres objetivos principales que todos, mayores y pequeños, nos planteamos:

  1. Aprender a organizarnos mejor.
  2. Acercarnos más a lo que queremos conseguir.
  3. Vivir con más tranquilidad.

Para aumentar las posibilidades de alcanzar esos objetivos te he venido explicando una FORMA CONCRETA DE GESTIONAR LAS COSAS DE TU VIDA. Se trata de una metodología, de un proceso metodológico, de un método. Un método hace referencia a cómo hacemos las cosas, a cuál es nuestra manera habitual de funcionar. Por lo tanto, una metodología nueva trae consigo, sí o sí, unos NUEVOS HÁBITOS. Y es precisamente ahí donde las personas tenemos las mayores dificultades para cambiar. Tú tienes suerte y estás de enhorabuena. Debido a tu edad aún estás a tiempo de adquirir unos hábitos mejores de los que tienen la mayoría de las personas que te rodean, incluidas las personas mayores con independencia de a qué se dediquen. Da igual que hablemos de tus padres o de tus profesores.

Recuerda que la metodología se llama GTD (Getting Things Done) y se basa en la puesta en marcha de los CINCO HÁBITOS que ya hemos visto en las entradas anteriores:

Capturar.
Aclarar. (Consulta más aquíaquí y aquí.)
Organizar.
Revisar/Reflexionar.
Ejecutar.

Hoy me propongo explicarte cómo organizar físicamente tu SISTEMA GTD. Te voy a ayudar a crear tu propia HERRAMIENTA para que poco a poco vayas interiorizando esta nueva manera de gestionar las cosas de tu vida. Vamos a ello.

Necesidades no digitales:

  1. Cuaderno A5 de anillas o similar. NO SIRVE UNA AGENDA tradicional de hojas fijas en las que ya aparecen las fechas y los espacios delimitados para escribir. Es muy importante que las hojas se puedan cambiar de lugar y que no lleven nada escrito. Lo que yo te recomiendo es que sean punteadas o directamente en blanco.
  2. Portaminas y regla.
  3. Goma de borrar.
  4. Separadores de colores.

Necesidades digitales: Tan solo necesitas una app de notas de tu teléfono móvil. En mi caso uso Google Keep. Si tienes una cuenta de Google/Gmail también tienes Keep, pero cualquier otra aplicación de notas es válida.

– ¿Y por qué no lo puedo llevar todo en el móvil?
– Porque lo más importante al principio es CENTRARSE EN LOS HÁBITOS, y tanto el creador del método (David Allen) como las personas que se dedican profesionalmente a enseñarlo, recomiendan con insistencia empezar con un cuaderno. Cuando más adelante domines el método podrás elegir alguna aplicación para gestionarlo todo desde el móvil. No tengas prisa. Muchas personas fracasan en el proceso de aprendizaje porque no siguen esta recomendación tan básica: usa lápiz y papel.

Es momento de montar nuestro sistema GTD. Vamos a empezar señalando, o más bien recordando, las diferentes partes que debe tener, para después explicar su funcionamiento en un vídeo que he preparado para ti.

Las partes / listas que tendrá tu cuaderno son:

  1. Bandeja de entrada.
  2. Calendario.
  3. Lista de resultados esperados (lo que en GTD son proyectos).
  4. Lista de siguientes acciones.
  5. Lista “A la espera”.
  6. Incubadora: lista algún día / tal vez.

Fuera del cuaderno tendrás en el móvil tres aplicaciones fundamentales:

  1. Aplicación de correo electrónico. En mi caso es Gmail.
  2. Aplicación de notas. En mi caso en Keep.
  3. Aplicación de almacenamiento de recursos en la nube. En mi caso es Drive.

Todo lo demás te lo explico en el siguiente vídeo.

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